Faut-il rédiger un cahier des charges pour votre projet d’application numérique ?

Vous avez un projet d’application numérique et vous recherchez une agence spécialisée pour la développer à vos côtés.

Comment organiser vos idées et communiquer clairement vos besoins et vos objectifs ? Une fois l’agence choisie, comment aider toutes les parties prenantes à se projeter dans votre vision de l’application ?

Rédiger un cahier des charges vous aide à structurer vos idées et à les partager efficacement. Mais c’est aussi un exercice complexe et chronophage. Alors, le cahier des charges est-il toujours un passage obligé ? Et si oui, quel niveau d’information est-il souhaitable d’adopter ?

3 bonnes raisons d’écrire un cahier des charges

Formaliser une vision commune en interne

Le cahier des charges est un document de communication à destination des partenaires dans le cadre de prestations externalisées. Il concentre l’ensemble des spécifications d’un projet numérique.

Néanmoins, avant de partager des informations et des spécifications à une agence web, la rédaction du cahier des charges a aussi des vertus en interne. Il oblige toutes les parties prenantes concernées au sein de l’organisation, à s’aligner autour d’un document commun.

En effet, comment communiquer sur un projet d’application auprès de partenaires si des désaccords subsistent en interne sur la nature des besoins ou les grandes fonctionnalités du futur produit ?

Solliciter une agence sans aplanir préalablement ces dissensions présente plusieurs risques :

• Fournir des informations différentes, voire contradictoires, à votre prestataire 
• Retarder le rendu des livrables à cause d’incompréhensions qui nécessitent de retravailler sur le rendu
• Générer des coûts supplémentaires dû aux différents allers-retours  
• Obtenir un produit final qui ne fait pas l’unanimité en interne

De ce point de vue, la rédaction du cahier des charges oblige à s’aligner autour d’une vision partagée de la future application et de son périmètre fonctionnel, même si cette vision sera potentiellement encore challengée par l’agence.

Guider le choix du partenaire

Le cahier des charges joue également un rôle-clé dans la sélection de l’agence qui vous accompagnera pour le développement de votre application. 

En effet, le cahier des charges aide les partenaires potentiels à se projeter dans le projet. Plus vous leur précisez vos besoins et le périmètre fonctionnel de l’application, plus ils seront en mesure de vous faire une proposition d’accompagnement détaillée et réaliste en termes de budget et de planning.

De votre côté, ce travail de formalisation vous aidera à identifier au plus tôt les problématiques spécifiques à votre projet (techniques ou fonctionnelles) et à poser des questions pertinentes aux partenaires potentiels que vous sollicitez. Vous pourrez également éliminer plus facilement les propositions qui ne répondent pas avantageusement à vos besoins si vous avez déjà listé et hiérarchisé un certain nombre de critères de choix.

Faciliter la communication avec l’agence de développement choisie

Une fois que vous avez mandaté une agence, le cahier des charges aide votre partenaire à cerner votre projet. Il détaille en effet vos besoins et vos attentes ainsi que les points à respecter dans la gestion du projet.

Dans un cahier des charges classique, on retrouve, sous une forme ou une autre, les éléments suivants :

• Cadre et contexte du projet (ex : création d’une application web et mobile ou projet de refonte)
• Identification de la cible et besoin utilisateur à laquelle l’application devra répondre
• Objectifs
• Fonctionnalités attendues
• Contraintes techniques (intégration au sein d’un SI existant par exemple) 
• Modalités d’exécution
• Organisation souhaitée : distanciel ou présentiel, réunions (ex : comitologie)
• Contraintes techniques directement liées au produit (intégration au sein d’un SI existant par exemple, arborescence…)

Tous ces éléments peuvent être complétés par d’autres documents comme des ébauches de maquettes, des schémas, etc. 

Le but du cahier des charges est de fournir à votre partenaire le plus de renseignements possibles afin qu’il puisse se projeter dans le développement de votre application. L’information doit y être structurée, claire et compréhensible par toutes les parties prenantes, du responsable projet en agence aux développeurs et aux designers qui travailleront sur le projet.

Les limites du cahier des charges

Le cahier des charges est un document important pour définir les contours d’un projet, s’aligner en interne et communiquer avec une agence partenaire. Mais ce n’est pas une finalité en soi. En effet, la rédaction du cahier des charges présente plusieurs risques qui peuvent conduire à bloquer le projet ou à générer un accroissement du délai de livraison et du budget nécessaire à la réalisation.

Risque #1 : L’inventaire à la Prévert

Pour rédiger le cahier des charges, le chef de projet en interne recueille les besoins et les informations auprès du demandeur et des collaborateurs concernés par la future application. 

A ce stade, le premier risque consiste à inventorier les doléances de chacun, sans hiérarchiser les demandes. Au final, vous vous retrouvez avec un cahier des charges très lourd qui compile des idées de fonctionnalités plus ou moins nécessaires ou prioritaires.

Dans ces conditions, il sera difficile pour les agences de vous livrer une proposition réaliste en s’en tenant à votre cahier des charges. Au final , l’agence mandatée devra, lors des premiers échanges avec vous, faire un travail pour préciser certains points et redéfinir les priorités, rendant obsolète le travail réalisé en amont.

Puisque la hiérarchisation des besoins est de toute façon inéluctable, pourquoi ne pas gagner du temps en amont en classant les fonctionnalités par ordre d’importance ?

Risque #2 : La difficulté à transmettre vos attentes sur le projet

Deuxièmement, effet corollaire du point précédent, si vous ne traitez pas en amont les divergences internes relatives au projet, vous pouvez vous heurter à des difficultés de communication avec l’agence. 

En intégrant toutes les demandes, sans niveau de priorités, non seulement la direction à prendre n’est claire pour personne mais, en plus, une fois le travail démarré, l’agence risque de recevoir des retours contradictoires d’un interlocuteur à l’autre. Cela peut donc entraver le bon déroulement du projet et faire prendre du retard. Dans ce cas, mieux vaut se mettre d’accord sur un plus petit dénominateur commun, le MVP ( = Minimum Viable Product (Produit Minimum Viable en français), plutôt que de poursuivre les chimères des uns et des autres. Travailler sur un MVP permettra d’avoir un premier résultat minimaliste mais fonctionnel de votre produit. Vous pourrez ainsi confronter rapidement votre produit au marché et valider s’il répond aux besoins principaux des futurs utilisateurs.

Risque #3 : Rester collé au cahier des charges

Enfin, le troisième écueil à éviter, c’est de rester collé, coûte que coûte, à votre cahier des charges pendant toute la durée du projet et tomber ainsi dans “l’effet tunnel ».

L’effet tunnel, c’est ce moment où, dans la gestion d’un projet, vous n’avez pas ou plus connaissance de l’avancement du travail de vos équipes. Cela est dû en général à un manque de communication et de collaboration entre toutes les parties prenantes du projet.

Pour éviter cet effet tunnel, il est nécessaire d’anticiper en planifiant des jalons par exemple et en restant ouvert au fait que tout ne peut pas se passer tel que le décrit le cahier des charges. 

Le rôle de l’agence est de vous ouvrir les yeux sur les réels besoins de vos utilisateurs, sur l’utilité des fonctionnalités demandées et sur la faisabilité de tel ou tel développement dans les délais et budgets impartis. Elle va vous challenger sur les besoins fonctionnels et vous inciter fortement à faire ce travail de priorisation que vous n’aurez pas forcément accompli lors de l’écriture du cahier des charges.

C’est parfaitement normal et c’est le fruit de son expertise et de son expérience. Par conséquent, de votre côté, il faut aussi accepter de ne pas vous restreindre à votre cahier des charges, au risque de passer à côté de certaines opportunités. La gestion de projet réclame de l’adaptabilité et de l’agilité. 

Le cahier des charges est un outil de communication utile entre le client et l’agence, mais ce n’est pas non plus le seul livrable pour construire une application en phase avec les besoins des utilisateurs. Il faut donc en optimiser la rédaction en hiérarchisant autant que possible vos besoins et attentes mais aussi savoir s’en détacher pour mieux avancer dans le projet.